إدارة المشاريع هي مهام محددة تهدف إلى معالجة قضايا محددة، ولديها نقطتا بداية ونهاية. وتتضمن مجموعة متنوعة من المكونات بما في ذلك الأهداف الضرورية ، والميزانية المالية ، وفريق من الخبراء التقنيين الذين يهدفون إلى تحقيق الأهداف. يتم تعريف المشاريع على أنها إجراءات مخططة تستند إلى مجموعة من المعلومات المستخدمة لإنشاء شيء ما أو تطوير مفهوم موجود.
إدارة المشاريع
إدارة المشروع هي تطبيق لتخطيط وتنظيم جميع الموارد الخاصة للشركة من أجل تنفيذ مشروع واحد فقط . تعريف آخر لإدارة المشروع هو مجموعة من المسؤوليات التي تنطوي على تنسيق وإدارة الموارد المالية والبشرية من أجل استكمال المشاريع.
خطوات إدارة المشروع
يعتمد نجاح تطبيق إدارة المشروع على تنفيذ مجموعة أساسية من الخطوات من قبل المديرين، وتشمل:
- تخطيط المشروع: هذه هي الخطوة الأولى في إدارة المشروع ؛ يتضمن دراسة حالة بهدف إنشاء فكرة مشروع معين. ثم تحديد الأهداف المقصودة والنتائج المتوقعة.
يتضمن تخطيط المشروع تطبيق الخطوات التالية:
- بناء إطار عمل خاص في المشروع ؛ إنها سلسلة منطقية من الخطوات التي يجب اتباعها ، وبمجرد الانتهاء ، يتحقق الفهم الكامل للمشروع والغرض منه.
- إعداد خطة خاصة في العمل ؛ إنها عملية تستخدم الموارد المتاحة لتتوافق مع نتائج المشروع. حيث تساهم هذه الخطة في توضيح تصور الخطوات المناسبة لتقدم المشروع. سيسمح هذا للمنشأة بتحقيق أهدافها وإكمال المهام اللازمة لتنفيذ مهمتها.
- تنظيم المشروع: إنها عملية استخدام الموارد لمقارنتها بالأنشطة المحددة مسبقًا. عندما يتم استكشاف ضرورة الموارد البشرية في إدارة المشروع ، يتم تصميم الإجراءات بعد ذلك للتقييم المؤقت. من أجل تحديد التكاليف اللازمة لبدء تنفيذ المشروع
- الموارد البشرية: تعتبر الموارد البشرية ضرورية لتنفيذ المشروع. ويجب أن تحدد الموارد البشرية المهام المتوقعة لكل موظف ، وترتبط هذه المهام بالأنشطة المخطط لها في الماضي.
أهداف المشروع.
- التوثيق والتقرير: بما أن التوثيق يعتبر أحد أهم جوانب إدارة المشروع. فهو يعتبر وسيلة لتتبع جميع الأعمال وتقدمها. تعد التقارير مفيدة في تحديد فعالية وكفاءة المشاريع من خلال تحليل الوضع الحالي. وإدراج أهداف التنمية ، وتقديم التوصيات التي تسهل سير العمل.
- يتم تعريف إنشاء أنظمة للتقييم والمتابعة على أنها عمليات متكررة تحاول الحصول على معلومات حول أعمال وأنشطة المشروع بالكامل ؛ من أجل تقييم تقدم المشروع وفقًا لخطته. فإن التقييم هو قياس الأداء المرتبط بمهمة محددة مسبقًا.
- المساعدة في إصدار قرارات نهائية بخصوص النشاط ، ومدى قدرته على تحقيق الأهداف التي يفترض أن يحققها في إطار زمني محدد.
- إعداد الميزانية للمشروع ؛ هي خطة مالية تتضمن معلومات عن التكاليف التشغيلية للمشروع ، وتساعد على التحقق من جميع الموارد المستخدمة في تنفيذ أنشطة المشروع. وتساهم في توفير أدوات الإشراف على المشروع من خلال مقارنة المصروفات الفعلية بالمصروفات المخططة.
- بدء المشروع: هذه هي البداية الفعلية لتنفيذ المشروع ؛ نظرًا لأن هذه الخطوة تعتمد على الخطوتين السابقتين ، فإن وجود أساس مخطط ومنظم هو أحد الأسس التي تساعد المشروع على أن يصبح واقعيًا وموضوعيًا.
مراحل إدارة المشاريع
متابعة المشروع ؛ نظرًا لأن أهمية تنفيذ المشروع تكمن في الاهتمام بمتابعته ، فإن تتبع جميع الموارد المتاحة ومقارنتها بالأهداف والنتائج المرجوة أمر بالغ الأهمية.
- تسويق المشروع: هو عملية تزويد الأفراد بما يحتاجون إليه بناءً على عوامل متعددة ، مثل تحليل رغباتهم ، واختيار السوق المناسب لمنتجاتهم ، ودراسة تكاليف الإنتاج ومقارنتها بقوتهم الشرائية في المجتمع.
- تقييم المشروع: إنها المرحلة الأخيرة من إدارة المشروع. حيث أن مسؤولية مديري المشروع هي التأكد من تحقيقهم لأهدافهم ، ولكن هناك القليل من الاهتمام في التقييم النهائي للمشروع ؛ نتيجة لذلك ، يجب أن نعود إلى الأهداف التي تم تحديدها مسبقًا ؛ من أجل ضمان توافقها مع المخططات المحددة مسبقًا.
- إدارة المشروع الأساسية: وهي من أكثر أنواع إدارة المشاريع شيوعًا ، وتعتمد على دور مدير المشروع ، والذي يشمل التوجيه والتنظيم والتحكم والتخطيط ، ويمكن لمدير المشروع التفاعل مباشرة مع أي مستوى في المنشأة . من أجل تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع ، فإن مدير المشروع لديه السلطة على جميع جوانب المشروع.
- إدارة البرنامج: هذا أحد المصطلحات الإدارية المتزامنة المرتبطة بإدارة المشروع. وذلك بسبب التشابه بين المشاريع والبرامج وفق الآتي:
- يحاول كل منهم تحقيق الأهداف التي يفترض أن يحققها.
- كل واحد منهم يقدر مقدار الوقت المخصص لتحقيق الأهداف.
- يعتمد كل منها على وجود خطط للعمل وميزانيات للأموال تهدف إلى تحقيق أهداف محددة.
- إدارة مخاطر جديدة: يتم استخدام هذا النوع من إدارة المشاريع في المؤسسات التي تهم المستهلكين، وتقدم هذه الإدارة منتجات جديدة لهم.
أقرأ أيضا: كيفية عمل شهادة خبرة
