تعتبر عملية كتابة ايميل من اكثر العمليات المتكررة في مجال الاعمال. حيث يتم ارسال الكثير من رسائل البريد يوميا من والي الشركات المختلفة والموظفين، حيث تعتبر رسائل البريد الالكتروني من اشهر وسائل التوصل في مجال الاعمال وأكثرها شيوعا، سواء كان بين المنظمات الحكومية أم الغير حكومية. وقد تترك رسائل البريد الغير احترافية انطباع سيء عن الشركة او الموظف الذي قام بإرسال هذه الرسائل. لذا سنعرض لك من خلال هذا المقال اهم النصائح والأساليب لكتابة ايميل احترافي.
كتابة إيميل رسمي بالعربي
قبل ان نتطرق الى كيفية كتابة الايميل لابد من ان نتحدث عن مكونات الرسالة البريدية، والتي تشمل:
- بدء الرسالة بتحية احترافية
- توجيه مضمون الرسالة بشكل موجز
- ختام الرسالة بشكل لائق
خطوات كتابة ايميل احترافي باللغة العربية
هناك العديد من الخطوات التي يجب عليك اتباعها لكتابة ايميل رسمي احترافي باللغة العربية، ومن هذه الخطوات على سبيل المثال:
- ابدأ كتابة رسالتك بتحية المرسل اليه بشكل احترافي، على سبيل المثال يمكنك القول “السيد محمد، تحية طيبة وبعد”
- اكتب نبذه عن الموضوع الرئيسي لرسالتك البريدية في بداية الرسالة وحبذا لو قمت بكتابتها في خانة الموضوع، حتى وان رغبت في التعريف عن نفسك فلا بد ان يعرف الشخص الموجود على الجانب الاخر سبب ارسال هذه الرسالة، على سبيل المثال يمكنك ان تقول” اكتب لك بخصوص اخر مستجدات الصفقة”
- تجنب كتابة فقرة او جملة غامضة في بدية الرسالة حتى لا تربك القارئ
- تجنب الكلمات المختصرة والعامية لأنها يمكن ان تكون غير مفهومة للقارئ
- عندما ترسل رسالة الى شخص من جنسية أخرى غير جنسيتك لابد من ان تتنبه لكلماتك فقد يكون هناك بعض الكلمات الغير مفهومة بالنسبة له.
- تجنب الحشو او الإطالة عند كتابة الإيميل، من الأفضل ان تكون رسالتك موجزة وواضحة
- اذا كنت ترغب في توجيه أمر بتنفيذ شيء معين من قبل الطرف الأخر أحرص على إضافة كلمة “من فضلك” لتكون الرسالة أكثر تهذيبا ولا يشعر الطرف الأخر بأنك تأمره
- لا تجعل رسالتك من فقرة واحدة خاصة ان كانت طويلة بعض الشيء، وحبذا ان تقوم بتقسيمها الى فقرتين او ثلاث فقرات
- اذا قمت بتضمين ملف او عدة ملفات في رسالتك لابد من ان تشير الى ذلك في نص الرسالة حتى يتذكر القارئ ان يطلع على تلك الملفات
- لا تنس ان تترك توقيعك في نهاية الرسالة، ويتضمن هذا التوقيع (اسمك، والمسمى الوظيفي الخاص بك، وأسم الشركة التي تعمل بها)
- لا تنس إعادة قراءة رسالتك البريدية وتصحيح ما يلزم بعد الانتهاء من كتابتها
- الخط الافتراضي للبريد عادة ما يكون صغيرا جدا ويصعب قراءته لذا احرص على تكبيره وجعله واضحا، ولا تستخدم الزخارف والألوان بكثرة حتى لا تزعج القارئ، وحبذا استخدم اللون الأسود في الكتابة.
- أشكر القارئ في نهاية رسالتك، على سبيل المثال يمكنك القول” مع خالص الشكر”
نصائح عند كتابة ايميل بالعربية.
هناك بعض النصائح التي لابد من ان تضعها في اعتبارك عند كتابة أي رسالة بريد الكتروني، على سبيل المثال:
- كتابة عنوان يلخص مدمون الرسالة او سبب ارسالها
- لا تدع خانة “الموضوع” فارغة، فقد يؤدي ذلك الى تحويل رسالتك الى قائمة البريد العشوائي او الرسائل الغير مهمة
- احرص على ان تكون رسالتك واضحة وموجزة
- لا تتحدث عن موضوعات مختلفة في نفس الرسالة، حبذا لو تحدثت عن كل موضوع في رسائل بريدية مختلفة
- لا تدمج الأفكار المختلفة معا، من الأفضل ان تضع مسافات بينها
- استخدم أسلوب الطلب او السؤال بدلا من استخدام فعل الامر الذي قد يؤدي لحدوث سوء فهم في كثير من الأحيان
أقرأ أيضا: ما هي هندسة البرمجيات
