مفهوم السكرتارية هو مصطلح يقصد به العمل الإداري والمساعدة في الأعمال التي تقوم بها جهات مختلفة، سواء كانت داخلية للشركات والمؤسسات، أو خارجية للتواصل مع الجهات الحكومية والأفراد.
فالسكرتارية تلعب دورًا حيويًا في تسهيل الإجراءات وإدارة الوقت وتنظيم المعلومات، وهي تعتبر جزءاً لا يتجزأ من عملية الإدارة.
لذلك، تعدّ السكرتارية مهنة مهمة ومطلوبة في سوق العمل، إذ تتطلب هذه المهنة تنظيمًا حادًا ومهارات عالية في التواصل والعمل الجماعي والإدارة.
وفي هذا المقال، سنتحدث عن مفهوم السكرتارية بشكل أكثر تفصيلًا وسنوضّح أهمية هذه المهنة في العمل الإداري والمساعدة في تطوير الأعمال.
دور السكرتير في بيئة العمل
تعد وظيفة السكرتارية جزءاً أساسياً من بيئة العمل في أي مؤسسة، حيث تقوم بتنظيم الأعمال وتساعد الإدارة في إنجاز مهامها بأفضل شكل ممكن.
تتعدد مهام السكرتير كثيراً وتختلف من شركة لأخرى، ولكن يمكن تلخيص أهم مسؤولياته في خمس مجالات رئيسية، وهي تنظيم المواعيد والاجتماعات، والمحافظة على الوثائق والسجلات، ومساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات المهمة، والتواصل مع الزبائن والموردين، وإدارة المراسلات والبريد الإلكتروني.
يشارك السكرتير بشكل مباشر في إدارة الأعمال داخل المؤسسة، حيث يتعاون مع كافة الموظفين ويحرص على تنظيم العمل بأكمل وجه.
من أهم مزايا وجود سكرتير في المؤسسات هو أنه يوفر الكثير من الوقت والجهد للإدارة، ويعزز الكفاءة في أداء المهام، ويضمن تنظيم العمل بأكمل وجه.
عليه، يتطلب أداء وظيفة السكرتير خبرة وكفاءة عالية، ومهارات تواصل جيدة، والقدرة على تحمل ضغط العمل والعمل تحت الضوء. لا يجب أن تُنظر إلى وظيفة السكرتير على أنها وظيفة ثانوية بسيطة، بل هي وظيفة رئيسية تشارك في نجاح المؤسسة بأكمل وجه.
قد يهمك: ما هي بطاقة الائتمان؟
أهمية السكرتارية
تعد السكرتارية وظيفة حيوية لأية إدارة أو مؤسسة، فهي تمثل الجسر الرئيسي بين المديرين والموظفين، حيث تقوم بتنظيم كافة المهام وخدمة الطلبات، وتوفير الوقت والتكلفة. فعندما يحكم المديران خطواتهم بالتعاون مع السكرتارية، فإنهم يبدعون فرصًا للنجاح والتميز فيعملون معًا على أساس ثابت ومتين، يمكنهم الاعتماد عليه في أي وقت.
تتمتع السكرتارية بأهمية كبيرة في الإدارة والأعمال، حيث توفر للمديرين والموظفين الوقت والجهد، بالإضافة إلى تخفيف ضغط العمل، وتحسين تنظيم العمليات والإجراءات في المؤسسة. لذا يتعين على أية مؤسسة أو إدارة تحقيق توافق كبير بين طريقة تنظيم السكرتارية وأسلوب العمل لديهم، مما سيؤدي إلى الأهداف المستهدفة والنتائج المرجوة.
تحتاج متخصصات السكرتارية إلى عدد من المهارات الإدارية والتواصلية والتنظيمية على مستوى عالٍ، وبالتالي يتصفون بالمرونة والتأني، والتواجد العالي، مع الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات، والتعامل الجيد مع المواقف الصعبة، وإدارة الضغوط اليومية.
تساعد دورات السكرتارية المهتمين بالإدارة بشكل كبير، فهي تزيد من المعرفة والخبرة، وتساعد في فهم أفضل لأساليب العمل وتزويد المتدربين بالأدوات اللازمة للاندماج بشكل فعال بسوق العمل. يعد حضور دورة تدريبية للسكرتارية إحدى الخطوات الرئيسية لمن يهتم بالعمل الإداري، وتعتبر بمثابة فرصة ذهبية لدخول السوق العملي وتحقيق النجاح والتميز فيه.
المهام الرئيسية للسكرتارية
السكرتارية هي وظيفة رئيسية في مؤسسة وتتكون من مهام عديدة لدعم الإدارة. المهام الرئيسية للسكرتارية هي:
- تنظيم المواعيد: يتضمن ذلك ترتيب جدول المدير وترتيب الاجتماعات والمواعيد الهامة.
- إدارة الخطابات: يتضمن ذلك الرد على البريد الإلكتروني، والرسائل المكتوبة والهاتفية، كما تقوم بتنظيم الخطابات وتجهيزها للإدارة.
- تنظيم العقود: تقوم السكرتارية بتنظيم جميع العقود ومعالجتها، توثيقها، والتأكد من صحتها بصورة دقيقة.
- ترتيب السفر: تقوم السكرتارية بترتيب حجوزات السفر وحجوزات الفنادق بالإضافة إلى إدارة الإجراءات والتأشيرات.
- دعم إداري: يشمل ذلك تنظيم الأدوات المكتبية، والتأكد من سير الاعمال بانسيابية، والإجابة على الأسئلة الإدارية والمهام الأخرى التي تساهم في مساعدة الإدارة.
تمارس وظيفة السكرتارية في جميع المؤسسات والشركات الكبيرة والصغيرة، والتي تعد جزءًا مهماً في بيئة العمل. يجب على السكرتيرة أن تكون مجهزة بالمهارات المحددة التي تطلبها الوظيفة في إدارة مدخلات الإدارة والخروج، التواصل المؤسسي، والحفاظ على تنظيم العمل داخل الشركة.
متطلبات ومهارات العمل السكرتاري
تتضمن وظيفة السكرتارية العديد من المهام المختلفة، مثل إدارة الأجندة والمنظمة للمكاتب وترتيب المواعيد المختلفة بطريقة مرتبة ومنظمة.
من المهارات الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى العامل في وظيفة السكرتارية قدرته على التواصل مع الآخرين بطريقة محترفة ودية، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة وفعالية.
تشمل متطلبات عمل السكرتارية أيضاً توفر مهارات الكتابة والترجمة بطريقة سريعة ودقيقة، بالإضافة إلى القدرة على البحث والبث في المعلومات المختلفة بشكل مفصل.
يجب على السكرتيرة أو السكرتير أن يتوفر لديها مهارات إدارة الوقت بشكل جيد، والقدرة على التعامل مع المواقف الصعبة والنزاعات بين زملاء العمل بطريقة لائقة ومحترفة.
تشمل مهارات السكرتارية أيضاً التعامل مع البرامج المختلفة، وخاصةً برامج الإنترنت والمواقع الإلكترونية، بالإضافة إلى القدرة على استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني.
الفارق بين السكرتير والمساعد الإداري
هل تساءلت يوماً عن الفرق بين السكرتير والمساعد الإداري؟ ستجد كل ما تحتاج لمعرفته عن هذين المصطلحين.
ينصب تركيز السكرتير على إدارة المكاتب وتنظيم جدول مواعيد الشخص المسؤول عنها، بينما يتميز المساعد الإداري بمزيدٍ من المسؤوليات الإدارية مثل مراجعة البريد الإلكتروني والتعامل مع العملاء.
يعد السكرتير شخصاً يعمل على تنظيم المواعيد واستقبال المكالمات والعمل على كتابة الملاحظات الرسمية وتنظيم ملفات المكاتب، بينما يعد المساعد الإداري قدرًا أعلى في الهرم الإداري وقد يتم تكليفه بإدارة فريق العمل وتنظيم الاجتماعات والحفاظ على ثقة المكاتب.
يُعد السكرتير على أنه أقل منصبًا في الهرم الإداري بينما يتمتع المساعد الإداري بمكانة أعلى، وهو يُنظر عادة إلى شخصٍ يعمل في صناعة الأعمال أكثر من السكرتير.
المساعد الإداري والسكرتير على الرغم من الاختلاف الواضح في المسؤوليات المنوطة بهما، يثابر كلاهما على توفير بيئة عمل مرتبة ومنظمة، حيث يعد كلاهما أحد العناصر الأساسية في نجاح أي عمل أو مؤسسة.
